MENGGUNAKAN PERALATAN KANTOR

Suatu kantor dalam melakukan aktifitasnya tidak lepas dari perbekalan yang ada sehingga akan menghasilkan produk-produk kantor yang diharapkan, tanpa adanya perbekalan kantor yang memadahi tak mungkin ada hasil kantor yang baik.

Pada dasarnya aktifitas kantor terjadi karena pegawai-pegawai kantor mengolah bahan bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada.

Untuk lebih jelasnya apa saja perbekalan kantor itu mari kita pelajari materi berikut.

MEMILIH PERALATAN KANTOR

Peralatan/perbekalan kantor terdiri dari 5 macam yaitu :
Perabot, peralatan/perlengkapan, mesin, pesawat dan interior kantor.
Pengertian Perbekalan kantor adalah semua fasilitas/barang-barang yang ada di dalam kantor baik langsung maupun tidak langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan.

Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan kantor, tanpa ada perbekalan kantor tidak mungkin kantor menghasilkan sesuatu, karena pegawai kantor bekerja untuk mengolah bahan dengan sarana dan dengan peralatan kantor yang ada.

Macam-macam perbekalan :

1. perbekalan gedung, seperti : ruang pimpinan, ruang guru, kamar kecil

2. perbekalan kantor, seperti : mebelair pimpinan dan mebelair karyawan

3. perbekalan ruang kelas, seperti : meja dan kursi guru/murid, penggaris, papan tulis, kapur tulis, dll

Bahan Kantor

barang-barang yang digunakan sebagai penunjang kegiatan kantor yang sekali pakai. Contoh : alat tulis menulis ( kertas, karbon, pensil, tinta, penghapus pulpen, dsb ), pernagko, sampul , map, kertas coretan.

Peralatan Kantor

barang-barang penunjang kegiatan kantor yang tidak habis dalam satu kali pemakaian. contoh : telepon, faksimile, teleks, OHP (Overhead Projector), mesin stensil (maual dan listrik), dll.

Perabot Kantor

Adalah barang bergerak maupun tidak bergerak sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas. Misalnya, meja kantor, kursi kantor, rak surat, mesin penghancur kertas, cara pengaturan tata ruang yang ideal.

Pembahasan kali ini, yang akan dijelaskan adalah mengenai peralatan kantor.

MENGOPERASIKAN PERALATAN KANTOR

1. TELEPON

adalah suatu alat dimana berfungsi untuk menyampaikan informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh baik dalam lingkungan sendiri maupun keluar kantor.

cara mengoperasikan :

• sediakan pensil dan kertas
• siapkan nomor telepon
• putar nomor telepon yang dikehendaki
• beritahu nama kantor/instansi
• bicara secara singkat namun sopan dan tidak bicara yang bukan-bukan
• jika sudah selesai, letakkan telepon dengan hati-hati

2. FAKSIMILE

adalah alat untuk mengirim data dokumen yang sama dengan yang aslinya, baik berupa tulisan ataupun gambar dalam waktu yang singkat.

cara mengoperasikan :

• siapkan data yang akan dikirim dengan bagian yang tercetak menghadap ke bawah
• siapkan nomor fax yang dituju
• tekan tombol jumlah halaman yang diinginkan
• tekan tombol yes
• jika muncul tulisan quick, tekan key pad sampai muncul tanda dilay keyboard
• lakukan pengkopian data atau informasi

3. TELEKS
adalah suatu alat pengirim berita jarak jauh atau mesin pengirim berita yang gunanya untuk menyampaikan berita-berita dari satu tempat ke tempat lain baik dalam maupuan luar negeri.

MEMELIHARA PERALATAN KANTOR
1. TELEPON

• pastikan perangkat anda dalam keadaan kering
  
• jangan gunakan atau jangan disimpan di tempat yang kotor dan berdebu
• jangan simpan di tempat yang panas dan dingin
• pastikan perangkat tidak terjatuh, terbentur atau terguncang
• jangan gunakan bahan kimia, larutan pembersih atau detergen keras untuk membersihkan perangkat
• jangan cat perangkat

2. FAKSIMILE

Mesin faksimili atau faks adalah alat komunikasi yang masih sering digunakan oleh sejumlah orang. Kalau dipelihara dengan baik, maka akan bisa memperpanjang umur pemakaiannya. Biarkanlah dia bekerja maksimal, kita bisa memeliharanya dengan sederhana sebagai berikut:

• Dokumen yang hendak dikirim jangan terlalu tebal, juga jangan kotor dan sobek. Ini mencegah pembacaan agar tidak terganggu, yang dapat menyebabkan hasil faks ada noda.
• Pakailah spare part orisinil pabrik. Hindari spare part yang tidak orisinil, karena bisa membuat mesin faks rusak.
• Dengan rutin membersihkan roll dalam mesin faks, waktu membersihkan pakailah kain yang bersih untuk mengelap.

3. TELEX

• aliran listrik untuk pesawat teleks tidak perlu dimatikan
  
• sebelum menekna tombol start ,nomor telex relasi harus sudah diketahui
• segera putuskan hubungan dengan menekan tombol stop pada saat :

- tercetak AAB yang neragukan (cacat)
- tercetak AAB yang tidak dikehendaki
- mulai akna mengadakan pertukaran berita, tetapi angka atau hurufnya tidak terbaca